Rayane Alves | Seduc-MT

A Secretaria de Estado de Educação de Mato Grosso (Seduc-MT) iniciou na manhã desta quarta-feira (20), o processo de digitalização de 117 mil fichas funcionais de servidores com registros até o ano 2000. A ação, considerada histórica pela gestão, busca modernizar o acesso às informações funcionais, preservar documentos antigos e agilizar atendimentos administrativos, principalmente relacionados a aposentadorias e emissão de certidões.

O trabalho será realizado em parceria com a Secretaria de Planejamento e Gestão (Seplag-MT) e envolve documentos considerados complexos devido ao formato antigo, presença de anotações manuais e papéis anexados às fichas. A previsão inicial é de que esta ação dure cerca de 12 meses.

O secretário adjunto de Gestão de Pessoas (SAGP) da Seduc, Geonir Paulo Schnorr, destaca que a equipe responsável já demonstrou eficiência em projetos anteriores realizados na Seplag e afirmou confiar na capacidade técnica dos servidores envolvidos.

“Agora temos uma missão muito maior na Seduc. São 117 mil fichas em formatos totalmente diferentes, com documentos colados e estruturas antigas. Imagino o trabalho que vai dar, mas confio plenamente porque sei da eficiência e rapidez que a equipe possui”, afirmou.

Geonir também ressaltou a importância da presença da gestão nos setores responsáveis pela execução do projeto. Segundo ele, conhecer de perto a realidade dos arquivos é fundamental para definir diretrizes eficientes. 

“Não existe nada que substitua a presença humana. É preciso visitar o local, entender o ambiente e ouvir quem está executando o trabalho para conduzir as ações da forma correta”, disse.

A superintendente do Arquivo Público da Seplag, Vanda da Silva, afirmou que a iniciativa representa um avanço importante para a preservação documental do Estado e para a organização da vida funcional dos servidores.

“Organizar essas fichas é organizar também a vida dos servidores do Estado. Isso facilita o acesso às informações e garante mais segurança documental”, explicou Vanda.

Segundo ela, a complexidade do acervo exigiu a criação de uma metodologia própria para execução do serviço dentro da Seduc. Cada ficha funcional pode gerar até seis documentos digitalizados, o que amplia significativamente o volume total de arquivos processados.

O planejamento prevê que a primeira etapa contemple fichas funcionais de servidores admitidos entre 1980 e 2000. A digitalização seguirá critérios de prioridade por categoria funcional, começando pelos professores interinos dos municípios, que somam mais de 23 mil fichas.

Entre as medidas previstas estão a padronização dos arquivos digitais, organização por categorias e municípios, criação de backups mensais e armazenamento em servidor institucional. “A meta é garantir mais agilidade, segurança e preservação dos registros históricos da educação estadual”, conclui Geonir Schnorr.